和记AG

一、企业简介

欧莱雅集团是美妆品行业中的领导者，经营范围遍及130多个国家和地区，在全球拥有283家分公司、42家工厂、100多个代理商，以及5万多名的员工，是总部设于法国的跨国公司，也是财富全球500强企业之一。

欧莱雅中国在欧莱雅集团1997年登录中国后建立，总部位于上海，并在全国拥有多个中心、工厂和办事处，超过10,000名员工。并已成为中国化妆品行业的领导者之一。

二、管理痛点

随着公司业务的不断发展，各种办公设备资产也大量增加，于是在这些资产的管理上，四大问题逐渐浮现。

办公设备数量多分布广：

集团各中心和分店都有大量的办公资产在用，数量庞大且地点分散。因此资产管理员的一项重要工作就是维护清晰完整的资产台账，这除了要求各部门管理员及时根据资产变动进行信息更新外，定期的盘点确认也不可或缺。面对庞大的资产数量，传统的盘点方式费时费力又开销巨大，无法满足业务需求。管理员们急需更先进的技术手段来辅助自己的工作。

缺乏有效的资产跟踪：

大量的资产调动、信息更新也带来了资产识别的困难。传统的资产标签已经无法满足需求，需要现代化的手段实时追踪资产信息和变动情况，以求第一时间掌握资产的各种信息。

财务、采购、资产管理多系统并存带来管控难题：

集团财务上使用了SAP系统，采购使用了MyMarket系统，再加上资产管理系统，这就导致同一个资产可能存在于不同系统中。如何在系统间维护资产的关系，避免管理员和领导的重复制单、管理和审批，就成为了一个迫在眉睫的问题。相关人员希望能够打通系统壁垒，实现信息和操作共享。

单纯的电脑端操作越发落后于时代：

随着信息化技术的发展，除了不得不在电脑端进行的复杂工作外，越来越多的用户倾向于将更多任务放在移动设备上完成，领导们也习惯于在手机上查看和审批各种申请。移动化办公成为所有员工的共同需求。

三、解决方案

在这样的背景下，欧莱雅引入了和记AG固定资产管理系统作为集团办公资产的管理工具，用以解决资产采购、管理等方面的痛点问题。

项目共分为了三个阶段：

1. 基础搭建阶段：易点首先搭建了一套多数公司通用的资产管理平台，通过该平台让欧莱雅的资产管理者们熟悉系统的使用，感受系统带来的便利并思考系统如何能够更高效的解决身边的问题。例如，通过对日常的资产信息维护和领用、调拨、变更等单据的使用，并及时更新资产信息，资产管理者们拥有了一套完整的电子台账，可以随时轻松检索各中心、部门资产的实时状态、所在位置、使用部门使用人等信息，还可以直接追踪特定资产的维护和使用历史，解决了资产的信息追踪和管理问题。







2. 重点优化阶段：在基础平台的基础上，升级了基于RFID扫描设备的盘点模块。从而让管理员能够摆脱繁重的盘点工作，更轻松高效的完成对办公设备信息的掌控。管理员只需在办公设备周围经过即可自动识别并确认。从而解决了欧莱雅在大规模办公设备管理中的最大痛点。
3. 功能拓展阶段：根据客户的需求，对接了SAP财务和MyMarket采购系统，还增加了邮件审核和员工企微自助平台功能，初步实现了资产信息的全平台共享和操作和移动化办公。

四、成果展示

场景一：使用RFID扫描枪提高盘点工作效率

痛点

以前的盘点方式主要有两种：一种是传统的基于账簿逐个检查资产进行盘点，管理员需要对每个资产检查并确认，有时甚至需要检查资产标签上的编码进行核实。效率低不说，还容易出错；另一种是引入信息化手段后，可以采用移动终端扫描条形码/二维码的方式，虽然可以提高盘点准确度，但是依标签粘贴位置的不同很多时候并不方便直接扫描，需要管理员可能仍需要爬高或者钻桌等才能确认），且当资产数量很多时工作量仍然繁重。

解决方案

使用RFID扫描枪扫描盘点，管理员只需要在办公区域内巡视一圈，即可自动扫描到周围的资产标签，且无需将扫描枪对准资产标签的位置。同时扫描枪本身仍然具备标准的二维码扫描功能，可以在必要的时候快速扫描指定资产标签实现精准的资产信息确认。

场景价值

通过RFID和红外扫码两种方式的有机结合，优化了盘点工作效率，降低了成本。这极大的减轻了管理员的工作量和体力消耗，降低了成本。业务部门只用半天时间就完成了传统方式需要一周时间的盘点工作，降低了资产管理人员的负担，减少了对公司员工日常工作的打扰，获得了一致好评。

场景二：和SAP财务系统的信息化集成

痛点

欧莱雅中国在之前的资产管理中，办公资产和财务系统互不相通，又都独立于采购订单系统MyMarkets之外，同一个资产需要记录多套帐目，给后续管理和核对带来了极大困难。

解决方案

为了满足欧莱雅中国的需求，和记AG在原有采购模块的基础上，增加了SAP主数据登记窗口。用户先在资产系统中登记要购买资产的SAP财务信息并在审批后推送给SAP。后者收到数据后自动完成财务卡片的预录入并将生成的资产财务码返回。资产系统随后选择财务码完成采购订单的创建和冲销，并将信息实时同步给MyMarket完成资产的采购和收货。资产收货入库后，如果最终付款金额和订单有出入，SAP会实时更新资产系统中的金额，从而确保两者一致。

新增SAP主数据：

订单管理：

订单收货：

如果资产入库后，发现其对应的SAP编码有出入，也可以通过财务信息变更功能进行修改。

资产清理报废时亦能同步通知SAP系统在财务端进行相应处置，从而完成了对资产整个生命期的闭环管理。

场景价值

通过针对SAP、Market系统的对接开发，系统基本实现了多系统间的无缝对接，减少了重复操作，优化了用户体验。目前采购办公设备只需要在资产系统录入基础信息和订单，并在其他系统中简单确认，即可实现实物和财务的双入库，提升了效率，消除了不必要的中间环节，也较大程度确保了资产信息的准确性。

场景三：实现移动化办公

痛点

企业领导和员工越发习惯于在平板或者手机上完成一切操作。但传统系统中他们只能通过电脑完成传统的制单和审批，因而期望在新系统中这种情况得到改善。同时苦于现代移动设备上各种APP无序增加，占用有限空间不说，还不便于管理和升级更新，大家也希望新系统能集成到常用的APP体系中。

解决方案

易点系统提供了企业微信员工端，用户只需要打开手机的企业微信，即可使用员工常用的领用退还和资产查看功能，且无需专门升级即可获得软件的最新版本。

同时系统也提供了邮件审批功能，新的审批提醒会自动发送到领导邮箱内，只需在手机邮箱中点击审批链接即可完成操作：

场景价值

通过实现企业微信小程序、邮件审批等手段，满足了欧莱雅在移动端主要的功能诉求，给用户日常工作增加了便利，减少了管理端的压力。进而让业务场景在各个角落都能为员工所接纳，提高了系统使用度。

五、心得总结

通过搭建基于RFID的资产管理平台，欧莱雅中国完成了主要研发中心、部门对办公用品类资产的信息化整合升级，并实现了多设备多系统的互联互通，使用户直接感受到数字化转型带来的便利和效率提升，从而可以将更多精力集中到公司的核心业务领域。下一阶段集团会将平台逐步推广到其它部门和分店，并与SAP系统进行更多功能的融合与适配，优化用户体验，深入挖掘并发挥平台价值。