和记AG

一、企业简介

北京字节跳动科技有限公司，成立于2012年3月，是北京的一家信息科技公司。2021年全年的营业收入约为580亿美元，公司以建设“全球创作与交流平台”为愿景。字节跳动的全球化布局始于2015年，“技术出海”是字节跳动全球化发展的核心战略，其旗下产品有今日头条、西瓜视频、抖音、头条百科、皮皮虾、懂车帝、悟空问答等。

今日头条是一个通用信息平台，致力于连接人与信息，让优质丰富的信息得到高效精准的分发，促使信息创造价值。于2012年3月创建，2012年8月发布第一个版本。目前拥有推荐引擎、搜索引擎、关注订阅和内容运营等多种分发方式，囊括图文、视频、问答、微头条、专栏、小说、直播、音频和小程序等多种内容体裁，并涵盖科技、体育、健康、美食、教育、三农、国风等超过100个内容领域。

二、固定资产管理的痛点

随着团队规模的不断发展扩大，在固定资产管理上，有几个问题随之而来。

人员变动快，留痕不完整，资产追踪困难

由于今日头条团队不断发展扩大，新入职人员多，变更比较频繁，管理员给员工发放资产采用Excel + 纸质单据签字记录，而员工之间交接资产往往没有记录留痕。这就导致后期资产查找非常困难，资产去了何处、由何人使用无从知晓。

采购过量，部分资产利用率不高

今日头条组织结构复杂、部门多，各部门均可提出采购申请，虽然由采购部门统一采购，但也会出现重复购买的情况，占用资金，造成资源浪费。另外，有些资产购置后，利用率不高，部门之间又缺乏资产共享机制，所以资产闲置情况较多。

不重视资产的维修维护

在公司内的日常管理中，公司不重视固定资产的保养维护，坏了再修，无形之中缩短了固定资产的使用寿命，并且没有进行有效的管理和报修。由于头条现有固定资产采用电子表格管理，功能简陋，没有提示或预警，忽略了固定资产的质保、维保日期，容易导致产生不必要的费用以及不必要的损失。

三、解决方案

要解决业务中产生的难题，今日头条选择了具有开箱即用、专业垂直，同时支持个性化业务定制的和记AG固定资产管理平台。

1. 打通固定资产、采购系统

在采购申请审批过程中，采购人员从采购系统中就可以查看同类资产库存及闲置资产状况，审查其资产购买的合理性。

今日头条组织结构复杂、采购订单多、流程也多，为了简化资产入库流程，通过将采购流程与资产入库流程相关联，资产收货并验收合格后，自动完成资产入库，并根据资产情况，自动生成资产卡片：包含资产编码、资产型号、资产数量、资产价值等信息，提高资产入库、分类效率。

2. 资产全生命周期、动态化管控

针对IT设备等资产，领用申请流程完成后，可自动变更资产卡片中的相关信息、状态。针对办公用品、低值易耗品等类型，领用申请后自动完成库存中的扣减。

头条内部跨组织的资产调拨，除了会变更资产归属部门和归属人，同时更新财务系统中的资产信息，财务系统中的调出公司的该资产进行封存，同时调入公司的资产台账需要增加该资产，资产编码保持不变，实现实物账与财务账的信息同步。

对于资产的信息、状态、财务信息、附属资产等变动，通过变动流程实现，并在资产卡片中形成变动记录，方便资产管理人员查看资产变动情况。

3. 资产维护管理，高效维修，灵活处置

和记AG为今日头条建立了清晰的资产台账，详细登记了资产的基本信息，维保与维修记录等，基本信息包含资产的使用人和归属人，使用人是固定资产的第一责任人，对固定资产负责，保证固定资产处于可控状态，归属人一般为资产管理员，负责对资产的调拨等操作。两级管理使固定资产的状况更可控。

如果固定资产出现了故障，资产责任人可以填写维修信息登记单，填写具体的维修人，添加资产配件，填写最大维保期，等固定资产维保日期快到的时候，按照事先设定的提醒时间，自动通过流程、短信、邮件、移动端等方式进行提醒，可以避免不必要的维修费用，降低维修维保的支出。

4. 资产统计盘点，移动化、实时化

行政和IT人员通过移动端，扫描资产上的二维码完成盘点操作，随时标记盘点状态。

针对今日头条的资产情况，提供不同维度的分析报表，资产分布可视化，优化资产结构。

四、项目总结

随着企业信息化的升级，今日头条的固定资产管理也逐渐向智能化方向过渡。通过打造全面协同、信息同步、高效盘点的固定资产管理系统，从多方面实现企业固定资产的有序管理：

1. 资产精细化管理：明确资产的占用情况，分类管理和规范化管理，明确资产使用和保管过程中的责权划分，缩短资产占用周期，盘活资产存量，减少资产闲置浪费，提高资产设备使用效能。
2. 资源平衡合理分配：在准确掌控资产状态的基础之上，合理调配实物资产，盘活存量资产、及时处置闲置资产，提高了实物资产使用效率。
3. 资产成本控制：实现了节约企业资产管理的库存成本、使用成本和人员成本，通过加强对企业物资的消耗、购入管理，提高了资产管理的投入产出率。
4. 账、卡、物相符：通过对财务账、实物账信息关联、匹配，实现一个系统即可实现所有信息查询。
5. 优化资产管理工作：通过和记AG，今日头条资产管理人员全盘掌控了企业内现有资产构成情况和使用情况，加强了对实物资产的日常管理，保障了企业资产安全。